akiDOCS Proveedores es un repositorio digital para gestionar las facturas de compras, cuyas prestaciones comportan beneficios en el ámbito del control de gestión, contabilidad, administración y tesorería, al contemplar: la descarga de facturas automática desde portales web de distintos proveedores (de telefonía, energía, agua, autopistas, carburante, mensajería, compras B2B, …) o mediante otros canales habilitados para el resto de suministradores desde sus sistemas de envío de facturas hasta akiDOCS; la gestión de los datos contenidos en tales documentos; y la posibilidad de contabilización de facturas de forma desasistida. 

Características del producto


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Descarga de facturas automática

Con la finalidad de mejorar la productividad administrativa y el proceso de contabilización de facturas de la empresa, akiDOCS Proveedores proporciona, de manera automática, la opción de recibir facturas de compras mediante un agregador para la descarga de facturas planificada desde portales web de terceros que disponen de una oficina virtual habilitada para ello. Y, el resto de facturas de proveedores y acreedores, también pueden ser mecánicamente incorporadas al repositorio sin intervención manual alguna.

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Repositorio de facturas de compras

akiDOCS Proveedores deposita las facturas de compras de bienes y servicios en un almacén o repositorio digital donde estos documentos, debidamente organizados y accesibles para su visualización, mediante un versátil régimen de filtrado propician una productiva segmentación de la información por distintos criterios, como proveedor, fecha de emisión, fecha de recepción, importe, cuenta, etc., campos necesarios para la mecanización del procesamiento de contabilización de facturas y la subsiguiente agilización de la gestión de cuentas a pagar.

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Autologin

El registro en akiDOCS Proveedores, por parte del usuario, de las credenciales de entrada a cada uno de los portales de internet de aquellos terceros que le proporcionan las facturas por este medio, facilitan el uso de la funcionalidad denominada “autologin”, propiedad que faculta el acceso al área privada de estas páginas web sin tener que introducir los nombres de usuarios y las contraseñas, evitando las consabidas molestias y pérdidas de tiempo derivadas de la búsqueda de estas claves, URL’s, etc.

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Contabilización de facturas

La gestión centralizada de la recepción y descarga de facturas de compra no solo se limita a reunirlas en akiDOCS Proveedores, sino que también puede generar la información necesaria para la contabilización de facturas mediante su integración con el programa contable de la empresa, de forma totalmente automática y transparente para el usuario, eliminando con ello el tradicional tratamiento manual y el manejo de papel en todo el procedimiento desde la captura de documentos en origen hasta la contabilización de facturas en el ERP de la empresa, incluso incorporando el propio fichero con el documento.

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Workflow de facturas

Esta diáfana trazabilidad del proceso desasistido de recepción y descarga de facturas de compras, desde la captura en origen hasta culminar en la contabilización de facturas en el programa de contabilidad de la empresa, acompañadas por el propio fichero en el que están soportadas, incluye el cumplimiento secuencial de todos los controles internos del área administrativa de compras respecto a su validación y aprobación, garantizando evitar duplicidades u omisiones que menoscaben la integridad contable y asegurando la fiabilidad de las previsiones de pago.

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Gestión de cuentas a pagar

En la contabilización de facturas por las compras efectuadas se generan las cuentas a pagar, en las que se recogen las obligaciones de pago inherentes a esas adquisiciones, constituidas por importe, instrumento de pago y su vencimiento. Este capítulo puede erigirse en el más relevante del conjunto de desembolsos, de ahí que un ágil tratamiento de estas facturas repercute en la calidad de las previsiones de tesorería, al anticipar con precisión importes y fechas de los futuros flujos de salida en beneficio de una planificación financiera que garantice disponer de los recursos necesarios en el momento exigido.

Video sobre la descarga de facturas desde los portales web de proveedores

Para ampliar información o un estudio personalizado sobre akiDOCS Proveedores: